¡Finalmente! Un concentrador de documentos, auto-escaneo de recibos y automatización de cuentas por pagar, todo en uno

Como propietario de una pequeña empresa, probablemente maneja una gran cantidad de transacciones financieras en forma de recibos, facturas, declaraciones y otros documentos. Usted no puede permitirse pasar horas para grabarlos manualmente; necesita una solución rápida y que reduzca su carga de trabajo. Ahora puede conseguir su propio asistente personal en Zoho Books con la función de documentos.

Simplemente envíe por correo electrónico o cargue sus recibos, facturas o pedidos en Zoho Books y nuestro software extrae información clave lista para ser convertida en transacciones. No más entrada de datos, no más presentaciones.

Los documentos se almacenan automáticamente en un concentrador seguro, tan pronto como se cargan, lo que significa que tiene un lugar común para ver y administrar sus documentos. Finalmente puede dejar de perseguir cuentas y declaraciones perdidas. No más archivos que se pegan en carteras, inboxes, o shoeboxes. Es genial para colaborar con su contador y colegas también.

Siga leyendo para obtener más información sobre lo que Documents puede ofrecerle.

Auto-scan

La opción Auto-scan de Zoho Books le permite escanear sus documentos y capturar los detalles automáticamente para que puedan convertirlos en un gasto, factura u pedido de compra. Si ya las ha escaneado, puede cargarlas directamente y nuestro software extraerá los datos clave para usted.

Crear transacciones directamente desde su bandeja de entrada

¿Cansado de cambiar entre su buzón de correo y su software de contabilidad para crear una factura con una orden de compra original? ¿Y qué haces cuando falta un recibo? La característica de documentos viene con su propia dirección de correo electrónico única, por lo que puede obtener sus archivos en libros Zoho sólo por correo electrónico. Una vez que recibe un archivo, puede moverlo a una de sus carpetas o crear una transacción de ella.

Relacionar documentos con transacciones existentes

A medida que recopile documentos, es fácil hacer coincidirlos con las transacciones de su feed de banco o adjuntarlos a transacciones creadas previamente. Ahora tiene una prueba de sus transacciones para sus registros, simplificando el mantenimiento de registros para usted y su contador.

Aumentar la colaboración con su contador

Ayude a su contador a darle sentido a sus transacciones en efectivo adjuntando fotos de sus recibos o facturas a la transacción misma. También puede almacenar sus documentos relacionados con impuestos y dejar que su contador acceda a ellos en línea; Tener todos los documentos en un solo lugar facilita la colaboración para ambos.

Adjuntar archivos desde la Bandeja de entrada o carpetas

¿Alguna vez ha luchado para encontrar una forma razonable de almacenar facturas de los vendedores para referencia futura? La función de documentos de Zoho Books simplificará esta tarea desalentadora al permitirle asociar documentos con un contacto en particular tan pronto como los reciba. También puede asociar documentos con una plantilla de correo electrónico, un plan de cuentas o casi cualquier otra transacción en Zoho Books.

Dedique un minuto a la organización, ahorre horas de búsqueda

“Documentos” le permite acceder rápidamente a los archivos sin buscar en los voluminosos sendero de papel y archivos físicos. Guarde sus documentos en carpetas separadas para facilitar el acceso: por ejemplo, una carpeta para sus documentos de contrato, otra para sus documentos de seguro, y así sucesivamente. El usuario Admin tiene el poder de establecer el acceso a nivel de carpeta para todos los demás usuarios de una organización.

Ya no tiene que buscar en varios lugares para localizar los archivos que necesita. Ahora simplemente navegue a sus archivos dentro de nuestra estructura de carpetas organizada y disfrute de un fácil acceso a documentos de toda su organización. Encuentra ese archivo de cliente elusivo con un clic! A medida que se centran en la automatización de tareas tediosas como el escaneo de recibos, las cuentas por pagar y la gestión de documentos, no sólo ayudan a su equipo a colaborar eficazmente, sino también a mejorar sus resultados.

¿Quieres verlo en tiempo real? Pruébalo y estamos seguros de que estarás más que impresionado!