Descubrí todo lo que podes hacer con Zoho Docs

 

 

Supongamos que son las 10:55 am y usted tiene un problema. Tiene una reunion con un gran cliente en 5 minutos y tiene problemas para encontrar el archivo que necesita para ayudar a cerrar el negocio. Se dirige a su escritorio y a cada carpeta que se pueda imaginar. Al final se encuentra con dos archivos uno al lado del otro:” Presentation_Final ” y ” Presentation_Latest ” .

Ahi empieza el pánico mientras que su equipo comienza a dirigirse a la sala de conferencias. Cuál de las dos era la versión final con las nuevas ediciones?

Todos hemos estado en esa situación y no es divertido. A veces es necesario trabajar con dos versiones de un mismo documento, y cuando lo hace, sería mucho más fácil de administrar y ver las dos versiones como un solo archivo sin necesidad de guardarlos como dos documentos individuales.

Zoho Docs puede hacer que eso suceda . Veamos cinco maneras Zoho puede mejorar drásticamente su experiencia creativa y colaborativa.

 

1-Encuentre sus archivos con facilidad 

Seamos realistas, la creación de una gran pieza de contenido en una sola toma no sucede. Es necesario múltiples corrientes de aire y múltiples rondas de modificaciones para hacerlo bien. Hacer un seguimiento de las corrientes de aire que conducen al archivo es un proceso tedioso. Sería mucho más fácil trabajar en un mismo archivo en lugar de varios. Con Zoho Docs puede ver todos los archivos bajo un único nombre y en orden cronológico.
2. Trabajar juntos por su cuenta
Con equipos ubicados y dispersos en múltiples ubicaciones, es necesaria la colaboración de documentos. Zoho Docs te permite compartir un archivo y permite que dos o más personas trabajan en ella al mismo tiempo.
Por otro lado , también se puede bloquear el documento con ” check-in ” y la función de ” salida ” al hacer cambios, para evitar sobre escribir o repetir puntos similares .

3. Sea dueño de su trabajo y realize un seguimiento de los cambios
Los documentos completados pasan por una serie de revisiones y ediciones antes de su finalización. Puede controlar y realizar un seguimiento de quién ve el documento y las ediciones o comentarios sobre el documento a través de la función ” control de cambios ” . Sin embargo, si se llega a una situación donde se olvida de realizar un seguimiento de los cambios, se puede identificar con inteligencia al usar la función ” Comparar versiones “.
4. Ir atrás en el tiempo
Cuando se trabaja en un blog o cualquier otra pieza de contenido, es natural que desee trabajar en una versión anterior después de hacer una serie de modificaciones. Por desgracia , hay un número limitado de veces que se puede “deshacer” los cambios antes de que sean permanentes. Es por eso que es más significativo encontrar las versiones más antiguas en la ” historial del documento ” y comenzar a editar el que le resulte más apropiado para crear el mejor.
5. Un archivo , muchos propósitos 
Ya sabes lo frustrante que es crear diferentes copias de un mazo de ventas para las diferentes partes interesadas, como gerentes, inversores, clientes, equipos, etc. Zoho Docs permite guardar diferentes versiones de un archivo con el mismo nombre para que pueda administrar y distribuir con facilidad.